Att införa förmånscyklar inom offentlig verksamhet handlar i grunden om mer än att erbjuda ett förmånligt transportalternativ. Det handlar om att stärka medarbetarnas hälsa, bidra till hållbar mobilitet och skapa långsiktiga värden för både organisationen och samhället. En väl genomförd upphandling blir därför central för att resultatet ska bli tryggt och hållbart över tid. Här är våra fem tips som kan vägleda ett gott genomförande.
1. Välj en partner som kan bära helheten och stärka verksamheten
I offentlig sektor är det viktigt att samarbeta med en aktör som inte bara levererar en tjänst, utan som också förstår verksamhetens ansvar och mål. En bra partner tar ett samlat grepp om förmånskonceptet, har gedigen erfarenhet av cyklar och kan ge stöd till alla relevanta funktioner – HR, ekonomi, kommunikation och juridik. När leverantören även kan anpassa administrativa rutiner efter organisationens arbetssätt skapas förutsättningar för en lösning som är hållbar både praktiskt och organisatoriskt.
2. Undvik detaljstyrning ge utrymme för professionell kompetens
Offentliga upphandlingar tenderar ibland att bli detaljrika, men all detaljstyrning är inte till organisationens fördel. Att exempelvis låsa sortiment eller styra tekniska specifikationer alltför hårt riskerar att begränsa flexibilitet och innovation. Genom att istället formulera funktionskrav och lämna utrymme för leverantörens sakkunnighet får verksamheten ta del av beprövade lösningar och ett brett utbud som möter medarbetarnas behov. Det stärker kvaliteten i leveransen och förenklar förvaltningen framåt.
3. Låt inte pris styra utvärderingen
Då tjänstekoncessionen bygger på att det inte ska uppstå någon kostnad för den upphandlande myndigheten blir en utvärdering på pris kontraproduktiv. Ställ krav på att tjänsten skall vara ENKEL för förmånstagaren att förstå och ta del av, TRYGG i termer av förutsägbara kostnader över hela avtalsperioden, oavsett vad som händer, och lita på att förmånsleverantören paketerar sitt erbjudande så att det blir attraktivt och FÖRMÅNLIGT.
4. Visa tillit för medarbetarna och undvik onödiga begränsningar
Ett förmånscykel program fungerar bäst när medarbetarna ges möjlighet att göra egna val inom ramen för ett tydligt och rättssäkert erbjudande. Att införa onödiga begränsningar, bundla produkter eller ta över ansvar som med fördel kan ligga hos förmånstagaren riskerar att skapa onödigt krångel. Genom att lita på professionen och ge medarbetarna ansvar i processen uppstår en mer motiverande och hållbar användning av förmånen.
5. Tänk långsiktigt och bygg vidare på erfarenhet
Upphandlingen bör ses som startpunkten för ett längre samarbete. En erfaren leverantör kan bidra med vägledning, utvecklingsstöd och lärdomar från andra offentliga organisationer. Ställ därför höga krav på referenser och kvalitativa uppföljningar. Ge dessutom utrymme för interna ambassadörer. Engagerade medarbetare som sprider positiva erfarenheter och hjälper till att förankra programmet i vardagen. På så sätt byggs ett koncept som både stärker organisationens mål och blir uppskattat av dem som använder det.
Till sist
En lyckad upphandling av förmånscyklar i offentlig sektor bygger på förtroende, tydlighet och ett gemensamt fokus på samhällsnytta. När helheten får styra, när professionen ges utrymme och när samarbetet ses som långsiktigt skapas en lösning som är lika hållbar som den är verksamhetsnära.
Kontakta oss så hjälper vi dig komma vidare. Eller läs mer om förmånscyklar för kommuner och offentliga sektorn här.
